Con dấu và chữ ký thể hiện vị trí pháp lý của công ty, người ký trên các văn bản pháp luật và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, việc ký và đóng dấu phải hết sức chính xác và theo đúng quy định của pháp luật. 

– Doanh nghiệp được chủ động khắc con dấu, có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. ( Theo khoản 1 điều 44 Luật doanh nghiệp 2014).
– Nội dung con dấu phải thể hiện được các thông tin: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp.
– Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
– Trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

I. QUY ĐỊNH VỀ VIỆC ĐÓNG DẤU

Theo Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 về công tác văn thư, việc đóng dấu được quy định như sau:

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
– Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Điều 49 Luật Công chứng 2014 quy định: Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

Tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015 ngày 16/2/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định: Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Với bản sao có từ 2 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 2 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai…

Khoản 2 Điều 13 Thông tư số 01/2011 ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cũng quy định: “Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản”.

 

– Như vậy, việc đóng dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như quy định của các cơ quan quản lý ngành riêng.
– Dấu giáp lai thường được sử dụng tại các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ,… có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt.

Ý nghĩa: Việc đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản, tránh việc thay đổi các nội dung trong tài liệu được trình hoặc được nộp trong quá trình giao kết hợp đồng hoặc trong quá trình nộp hồ sơ tài liệu cho các cơ quan chức năng của nhà nước. Việc đóng dấu giáp lai góp phần đảm bảo sự khách quan của tài liệu, tránh việc thay thế hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã thể hiện trong văn bản trước đó.

II. QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Theo Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, con dấu doanh nghiệp được quản lý và sử dụng theo quy định sau:

– Các doanh nghiệp đã thành lập trước 01/07/2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
– Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
– Doanh nghiệp đã thành lập trước 01/7/2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
– Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước 01/7/2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này.
Đồng thời, thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.