Căn cứ theo mục 2.6 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC: chi phí tiền lương thuộc các mục như sau:

– Chi phí tiền lương đã ghi nhận và hạch toán phải thực tế chi trả cho người lao động;

– Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ… các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động phải được quy định cụ thể ở một trong các văn bản: hợp đồng lao động, quy chế tài chính, quy chế tiền lương, quy chế tiền thưởng … của doanh nghiệp;

– Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Ví dụ: Quỹ tiền lương năm 2018 của Cty A được duyệt là 10 tỷ đồng:

+ Trường hợp 1: Trong năm 2018 Cty A đã trả tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động số tiền 8 tỷ đồng, như vậy đến cuối ngày 31/12/2016 còn dư lại 2 tỷ đồng so với quỹ tiền lương đã được duyệt. Trong quý I năm 2017 Cty tiếp tục sử dụng quỹ tiền lương năm 2018 để chi trả tiền lương tiền công của năm 2018 là 300 triệu đồng. Như vậy quỹ tiền lương thực hiện năm 2018 đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán là 8,3 tỷ đồng. Để đảm bảo việc trả lương năm sau không bị gián đoạn, Cty A được trích lập quỹ dự phòng mức tối đa là: 8,3 tỷ đồng x 17% = 1,411 tỷ đồng.
Tổng số tiền lương được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế của năm 2018 = 8,3 tỷ đồng + 1,411 tỷ đồng = 9,711 tỷ đồng.

+ Trường hợp 2: Tính đến cuối ngày 31/3/2019 Cty A đã chi trả tiền lương, tiền công trong năm 2018 và chi bổ sung trong 3 tháng đầu năm 2019 tổng cộng là 9,5 tỷ đồng. Vậy để đảm bảo việc trả lương không bị gián đoạn, Cty A được trích lập quỹ dự phòng mức tối đa là: 9,5 tỷ đồng x 17% = 1,615 tỷ đồng.
Tổng số tiền lương năm 2018 nếu tính đúng 17% trên quỹ lương thực hiện bằng (=) 9,5 tỷ đồng + 1,615 tỷ đồng = 11,115 tỷ đồng.
Tuy nhiên do quỹ lương phải trả cho người lao động đã được duyệt theo quy định là 10 tỷ đồng, do vậy tổng số tiền lương được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế của năm 2018 là 10 tỷ đồng.