I. Để bảo vệ các khoản chi phí tiền lương thì kế toán cần chuẩn bị hồ sơ tiền lương thế nào?

Và các giấy tờ, quy chế làm sao để bảo vệ những khoản chi phí này khi cơ quan thuế xuống thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế:

* Hồ sơ tiền lương cho mỗi lao động:

+ Sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, chứng minh thư nhân dân, bằng cấp, chứng nhận khác (nếu có) đây là những hồ sơ các bạn sẽ yêu cầu người lao động cung cấp cho doanh nghiệp.

+ Hợp đồng lao động:căn cứ theo bộ luật lao động và quy định của công ty để soạn thảo hợp đồng phù hợp cho cán bộ nhân viên có 3 loại hợp đồng lao đông bạn vận dụng cụ thể từng trường hợp cho công ty như sau:

– Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt của hợp đồng.

– Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong khoản thời gian từ đủ 12 tháng đến 36 tháng.

– Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng

+ Phụ lục hợp đồng lao động (nếu có), thể hiện các khoản phụ cấp nhận được

+ Bản khai Đăng ký mã số thuế TNCN (05-DK-TCT)

+ Bản khai đăng ký người phụ thuộc nếu có (02-DK-NPT-TNCN)

+ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có)…

*Hồ sơ tiền lương hàng tháng:

+ Bảng chấm công (nếu DN trả lương theo tg)

+ Bảng lương hàng tháng có chữ ký của mỗi nhân viên

+ Bảng tính và phân bổ chi phí Bảo hiểm xã hội

+ Biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành (nếu có)

+ Chứng từ thanh toán lương có thể là phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán lương qua ngân hàng

+ Thẻ lương (nếu có)

+ Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân hàng tháng/quý (nếu có) và chứng từ nộp thuế TNCN

*Hồ sơ tiền lương chung của Công ty

+ Hệ thống thang bảng lương do DN tự xây dựng.

+ Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (hoặc thoả ước lao động tập thể …)

*Hồ sơ quyết toán tiền lương:

+ Mẫu 02/UQ-QTT-TNCN ủy quyền quyết toán thuế TNCN (nếu quyết toán thay cho cá nhân)

+ Tờ khai quyêt toán thuế TNCN (05QTT/TNCN) và các phụ lục đính kèm.
Đối với những lao động thời vụ, thử viêc có ký hợp đồng dưới 3 tháng:

+ Trường hợp chi trả < 2 triệu thì doanh nghiệp tạm thời chưa phải khấu trừ thuế TNCN)

+ Nếu 1 lần nhận thu nhập > 2 triệu thì phải khấu trù 10%, nếu ko khấu trừ phải có cam kết 02/CK-TNCN theo thông tư 92/2015/TT-BTC

Lưu ý: Cam kết này được lập với những cá nhân đã có mã số thuế và chỉ có một nguồn thu nhập

+ Đối với những đơn vị về xây lắp, hoặc có thuê ngoài lao động lớn có thể có thêm hóa đơn nhân công mua của cơ quan thuế, hoặc các công ty có chức năng cho thuê nhân công.

II. Giải pháp về tiền lương để không phải đóng bảo hiểm

1, Ký hợp đồng thử việc
Theo điều 26 của bộ luật lao động – luật số 10/2012/QH13 quy định

1. Người sử dụng lao động và người lao động có thể thoả thuận về việc làm thử, quyền, nghĩa vụ của hai bên trong thời gian thử việc. Nếu có thoả thuận về việc làm thử thì các bên có thể giao kết hợp đồng thử việc.

Nội dung của hợp đồng thử việc gồm các nội dung quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, g và h khoản 1 Điều 23 của Bộ luật này.
Trích dẫn khoản 1 điều 23
1. Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên và địa chỉ người sử dụng lao động hoặc của người đại diện hợp pháp;
b) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp pháp khác của người lao động;
c) Công việc và địa điểm làm việc;
d) Thời hạn của hợp đồng lao động;
đ) Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;
e) Chế độ nâng bậc, nâng lương;
g) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
h) Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
i) Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế;
k) Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề.

2. Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động mùa vụ thì không phải thử việc.

2, Quy định về thời gian thử việc

Điều 27. Thời gian thử việc
Thời gian thử việc căn cứ vào tính chất và mức độ phức tạp của công việc nhưng chỉ được thử việc 01 lần đối với một công việc và bảo đảm các điều kiện sau đây:
1. Không quá 60 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên;
2. Không quá 30 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ chuyên môn kỹ thuật trung cấp nghề, trung cấp chuyên nghiệp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ.
3. Không quá 6 ngày làm việc đối với công việc khác.

3, Kết thúc thời gian thử việc

Điều 29. Kết thúc thời gian thử việc
1. Khi việc làm thử đạt yêu cầu thì người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động với người lao động.
2. Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền huỷ bỏ thoả thuận thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường nếu việc làm thử không đạt yêu cầu mà hai bên đã thoả thuận.

4, Thông báo kết quả về việc làm thử

Được quy định tại điều 7 NDD05/2015/NĐ-CP như sau:
Điều 7. Thông báo kết quả về việc làm thử
1. Trong thời hạn 03 ngày trước khi kết thúc thời gian thử việc đối với người lao động làm công việc có thời gian thử việc quy định tại Khoản 1 và 2 Điều 27 của Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động kết quả công việc người lao động đã làm thử; trường hợp công việc làm thử đạt yêu cầu thì khi kết thúc thời gian thử việc, người sử dụng lao động phải giao kết ngay hợp đồng lao động với người lao động.
2. Khi kết thúc thời gian thử việc đối với người lao động làm công việc có thời gian thử việc quy định tại Khoản 3 Điều 27 của Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động kết quả công việc người lao động đã làm thử; trường hợp công việc làm thử đạt yêu cầu thì người sử dụng lao động phải giao kết ngay hợp đồng lao động với người lao động.

5, Quy định về mức lương làm thử

Được quy định tại điều 28 bộ luật lao động – Luật số 10/2012/QH13 như sau:
Điều 28. Tiền lương trong thời gian thử việc
Tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do hai bên thoả thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó.