Thủ tục báo tăng báo giảm cần thực hiện khi nào?

“Khi có sự thay đổi về số lượng nhân sự ( tăng/giảm) , công ty cần thực hiện thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH cho nhân viên.”

Như vậy, để làm thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH đúng theo quy định, các bạn cần lưu ý các điểm sau:

– Hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH

– Nơi nộp hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH

– Mức đóng BHXH khi báo tăng

– Thời gian giải quyết hồ sơ

1. Hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH
( áp dụng cho doanh nghiệp đang tham gia BHXH và có nghiệp vụ phát sinh trong tháng)

– Khi công ty có nhân viên mới thì làm thủ tục báo tăng BHXH cho nhân viên:

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• Hợp đồng lao động giữa công ty với nhân viên, HĐLĐ có ký tên, đóng dấu.

• Bảng thanh toán lương cho nhân viên( chỉ áp dụng khi báo tăng lùi so với thời điểm hiện tại).

• Thông tin của nhân viên báo tăng.
Điền đầy đủ theo mẫu sau: Mẫu PGNHS 600

– Báo giảm BHXH cho nhân viên khi nhân viên thôi việc:

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng lao động giữa công ty với nhân viên, HĐLĐ có ký tên, đóng dấu.

• Thông tin của nhân viên báo giảm.
Điền đầy đủ theo mẫu sau: Mẫu PGNHS 600a

• Quyết định cho thôi việc nhân viên, có ký tên đóng dấu của công ty.

2. Nơi nộp hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH
Sau khi điền đầy đủ thông tin theo Mẫu PGNHS 600 hoặc 600a và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu, có 02 phương thức để Khách hàng có thể nộp hồ sơ như sau:

a. Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH

Đối với hình thức nộp trực tiếp này, Khách hàng có thể đến trực tiếp cơ quan BHXH quản lý công ty mình để nộp hoặc gửi qua đường bưu điện.
( hiện nay, ít có cơ quan BHXH nào còn nhận báo tăng hoặc báo giảm cho nhân viên bằng hồ sơ giấy trực tiếp.)

b. Nộp trực tuyến qua mạng.

Hình thức này đang được đa số cơ quan BHXH quận, huyện áp dụng.

– Đầu tiên, Doanh nghiệp cần lên trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn để đăng ký tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử cho công ty.

– Sau đó, Doanh nghiệp cần tải phần mềm kê khai BHXH về để kê khai và kết xuất ra file hồ sơ.

Phần mềm được dùng phổ biến nhất hiện nay là Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội KBHXH của Tổng cục Bảo hiểm xã hội, phần mềm này không tính phí, hỗ trợ miễn phí cho tất cả các doanh nghiệp. Nhưng để sử dụng miễn phí được phần mềm này, cần lưu ý những điểm như sau:

+ Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội này áp dụng đối với đơn vị lần đầu tiên kê khai BHXH qua mạng điện tử

+ Không áp dụng đối với những công ty trước đây đã từng mua phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội của các nhà mạng như: Viettel, VNPT, EFY Viet Nam, BKAV, TS24,…

– Đối với những công ty trước đây đã mua phần mềm kê khai của các nhà mạng, bây giờ muốn sử dụng phần mềm kê khai KBHXH của Tổng cục bảo hiểm, thì phải liên hệ lên các nhà mạng đã đăng ký để yêu cầu hỗ trợ hủy bỏ dịch vụ bên nhà mạng cũ, thì có thể sử dụng phần mềm KBHXH.

3. Mức đóng BHXH khi báo tăng

– Tỉ lệ đóng BHXH của 1 nhân viên khi báo tăng cũng tương tự như 1 nhân viên đã đóng lâu năm.

– Lưu ý:

Đối với trường hợp báo tăng cho nhân viên vào thời điểm lùi so với thời điểm hiện tại, thì Khách hàng phải đóng phạt truy thu.

4. Thời gian giải quyết hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH

Trong vòng 10 ngày làm việc sẽ nhận được kết quả.

– Đối với báo tăng: Sẽ nhận được Sổ BHXH và thẻ BHYT, nếu nhân viên báo tăng trước đây đã từng tham gia Bảo hiểm xã hội và đã có sổ BHXH thì chỉ nhận được thẻ BHYT. Vì mỗi một người lao động tham gia BHXH chỉ được cấp 01 sổ BHXH, trong trường hợp người lao động làm mất hoặc thất lạc thì phải làm hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH.

– Đối với báo giảm: Sau khi hoàn tất thủ tục báo giảm cho nhân viên, công ty làm hồ sơ chốt sổ cho nhân viên và nộp lên cơ quan BHXH quản lý kèm cùng với sổ BHXH và thẻ BHYT (nếu còn hạn).