Để bảo vệ các khoản chi phí tiền lương thì kế toán cần chuẩn bị hồ sơ tiền lương thế nào? và các giấy tờ, quy chế làm sao để bảo vệ những khoản chi phí này khi cơ quan thuế xuống thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế:

* Hồ sơ tiền lương cho mỗi lao động:

+ Sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, chứng minh thư nhân dân, bằng cấp, chứng nhận khác (nếu có) đây là những hồ sơ các bạn sẽ yêu cầu người lao động cung cấp cho doanh nghiệp.

+ Hợp đồng lao động:căn cứ theo bộ luật lao động và quy định của công ty để soạn thảo hợp đồng phù hợp cho cán bộ nhân viên có 3 loại hợp đồng lao động bạn vận dụng cụ thể từng trường hợp cho công ty như sau:

– Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt của hợp đồng.
– Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong khoảng thời gian từ đủ 12 tháng đến 36 tháng.
– Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng

+ Phụ lục hợp đồng lao động (nếu có), thể hiện các khoản phụ cấp nhận được

+ Bản khai Đăng ký mã số thuế TNCN (05-DK-TCT)

+ Bản khai đăng ký người phụ thuộc nếu có (02-DK-NPT-TNCN)

+ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có)…

*Hồ sơ tiền lương hàng tháng:

+ Bảng chấm công (nếu DN trả lương theo tg)

+ Bảng lương hàng tháng có chữ ký của mỗi nhân viên

+ Bảng tính và phân bổ chi phí Bảo hiểm xã hội

+ Biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành (nếu có)

+ Chứng từ thanh toán lương có thể là phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán lương qua ngân hàng

+ Thẻ lương (nếu có)

+ Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân hàng tháng/quý (nếu có) và chứng từ nộp thuế TNCN

*Hồ sơ tiền lương chung của Công ty

+ Hệ thống thang bảng lương do DN tự xây dựng.

+ Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (hoặc thoả ước lao động tập thể …)

*Hồ sơ quyết toán tiền lương:

+ Mẫu 02/UQ-QTT-TNCN ủy quyền quyết toán thuế TNCN (nếu quyết toán thay cho cá nhân)

+ Tờ khai quyết toán thuế TNCN (05QTT/TNCN) và các phụ lục đính kèm.

Đối với những lao động thời vụ, thử việc có ký hợp đồng dưới 3 tháng:

+ Trường hợp chi trả < 2 triệu thì doanh nghiệp tạm thời chưa phải khấu trừ thuế TNCN)

+ Nếu 1 lần nhận thu nhập > 2 triệu thì phải khấu trừ 10%, nếu không khấu trừ phải có cam kết 02/CK-TNCN theo thông tư 92/2015/TT-BTC

Lưu ý: Cam kết này được lập với những cá nhân đã có mã số thuế và chỉ có một nguồn thu nhập

+ Đối với những đơn vị về xây lắp, hoặc có thuê ngoài lao động lớn có thể có thêm hóa đơn nhân công mua của cơ quan thuế, hoặc các công ty có chức năng cho thuê nhân công.