Chi phí phát sinh trước khi thành lập DN, trước ngày trên giấp phép kinh doanh thì hạch toán như thế nào đối với những khoản phát sinh trước?
Có được ghi nhận là chi phí được trừ không? Nếu được thì cần những thủ tục gì? Ghi nhận 1 lần vào chi phí hay phải phân bổ?

Thứ 1: Về mặt hạch toán những khoản chi phí này thì tôi có 2 cách như sau:

Cách Một: mượn tiền sếp

• Nợ TK 111/ Có TK 3388
• Chi mua các khoản chi phí: Nợ TK chi phí/ Có TK 111
• Sau này thu được tiền vốn gốp: Nợ TK 111/ Có TK 411
• Hoàn trả: Nợ TK 3388/ Có TK 111

Cách Hai: treo công nợ chi tiết

• Chi mua các khoản chi phí: Nợ TK chi phí/ Có TK 331
• Sau này thu được tiền vốn gốp: Nợ TK 111/ Có TK 411
• Hoàn trả: Nợ TK 331/ Có TK 111

Thứ 2: Để biết nó có được coi là chi phí được trừ hay không chúng ta cùng xem 1 số quy định sau nhé

– Về thuế Thuế GTGT:
Tại khoản 12 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính quy định về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT: “Trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên có văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ một số khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, mua sắm hàng hóa, vật tư thì doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền và phải thực hiện thanh toán cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên.”
– Về TSCD, CCDC
Tại khoản 3 Điều 3 Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định quy định: “Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm, chi phí mua để có và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép chuyển giao công nghệ, nhãn hiệu thương mại, lợi thế kinh doanh không phải là tài sản cố định vô hình mà được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tối đa không quá 3 năm theo quy định của Luật thuế TNDN.”
– Về thuế TNDN
Căn cứ theo Điểm 4 Thông tư 96/2015/ TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điểm 2.31 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định những khoản chi không được trừ: “Đối với các khoản chi phí phát sinh trước khi được cấp Giấy phép thành lập doanh nghiệp, nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ theo quy định (hóa đơn, chứng từ đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền), phục vụ hoạt động SXKD của đơn vị thì được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, chi phí được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh, tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.”

Đúc kết gói gọn dễ hiểu như sau:
Để các khoản chi phí phát sinh trước khi được cấp giấy là chi phí được trừ thì cần:
Có văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ
Đảm bảo hóa đơn, chứng từ theo quy định “Hóa đơn đưng tên người được ủy quyền”
Có hợp đồng, biên bản bàn giao….
Phải thực hiện thanh toán cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên