Công tác phí là một khoản chi phí trả cho CBCNV được cử đi công tác để trả tiền vé tàu, xe cho bản thân và cước hành lý, tài liệu mang theo để làm việc (nếu có); chi phí cho CBCNV trong những ngày đi đường và ở nơi đến công tác.

1. Điều kiện thanh toán công tác phí:

Cán bộ công nhân viên được thanh toán tiền công tác phí trong thời gian đi công tác phải đảm bảo các điều kiện sau:

– Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao;

– Được Thủ trưởng đơn vị cử đi công tác; hoặc có giấy mời của các cơ quan cấp trên, đối tác có liên quan đến công việc chuyên môn;

– Có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định tại quy định này (trừ các trường hợp được phép thanh toán theo phương thức khoán).

2. Nội dung công tác phí:

Các khoản chi công tác phí bao gồm:

– Tiền mua vé máy bay, tàu, xe đi và về từ cơ quan đến nơi công tác; từ chỗ ở đến nơi làm việc;

– Tiền xăng, chi phí khấu hao xe, vé cầu đường, tiền gửi xe, và các khoản chi phí khác có liên quan đối với CBCNV sử dụng phương tiện cá nhân của mình đi công tác;

– Phụ cấp công tác phí;

– Tiền thuê chỗ ở tại nơi đến công tác;

Chi công tác phí được quy định tại điểm 2.8 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC như sau:

– Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động; Phần chi phụ cấp cho người lao động đi công tác trong nước và nước ngoài vượt quá 02 lần  mức quy định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước. (Sẽ không được đưa vào chi phí hợp lý)

– Chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại và tiền ở cho người lao động thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại và tiền ở theo quy định của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước.

=> Như vậy: Nếu phụ cấp công tác phí theo đúng quy định thì được ghi nhận vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN (vì đây không là khoản thu nhập của người đi công tác).

– Nếu vượt mức quy định thì không được tính vào thu nhập chịu thuế TNDN, và phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.